Avec la pandémie, l'un des mots d’ordre de notre quotidien est devenu la résilience. En effet, vous l'aurez sûrement entendu à plusieurs reprises et dans de nombreux contextes différents au cours des derniers mois. En psychologie, la résilience désigne la capacité d'une personne à surmonter des circonstances traumatisantes. Dans le contexte de la crise sanitaire COVID-19, elle est comprise comme la capacité d'adaptation à la pandémie et à ses circonstances, qu'il s'agisse de restrictions, de nouvelle normalité, de quatrième, cinquième ou sixième vague. L'un des secteurs ayant démontré le plus de résilience est celui de l'événementiel, dont le modèle a dû mettre en place de grands changements à une vitesse surprenante. Dans cet article, nous partagerons avec vous les tendances et les solutions de la transformation numérique des événements.

Événements hybrides : mi-présentiels, mi-virtuels

Les réunions hybrides, c’est à dire mi-présentielles, mi-virtuelles, sont l'une des solutions de transformation numérique d’événements s’étant imposées comme “la” nouvelle norme tout au long de 2021. C'est en effet une solution parfaite à l'incertitude car, vu que les événements sont généralement planifiés longtemps à l'avance, personne ne sait comment les restrictions sanitaires (par exemple, le nombre de places assises) affecteront le calendrier de cette réunion publique. 

Organiser un événement hybride comporte donc moins de risques car il donne la possibilité d'assister en personne tout en laissant la porte ouverte à une éventuelle connexion télématique. Cela permet à la fois d’atteindre un public plus large et d’éviter les imprévus.

Pour ce type d’événement, la technologie joue un rôle très important. Nous vous expliquons pourquoi dans ce qui suit.

Transformation numérique des événements : la fièvre du streaming

Les années de la pandémie n'ont définitivement pas été celles des mariages, des baptêmes et des communions. Cependant, les entreprises se sont adaptées aux circonstances de la pandémie (encore de la résilience) en diversifiant leurs activités dans de nouveaux formats. Rares sont aujourd'hui les entreprises qui ne proposent pas un service de streaming ou diffusion en direct d'événements. 

Selon l’événement, cela peut se faire de plusieurs façons. Si tous les participants à la réunion se trouvent dans des lieux physiques différents et qu'il n'y a pas d'audience commune, on utilisera un logiciel d'appel vidéo pour la réunion, en plus d'autres logiciels spécifiques destinés à la diffusion sur différentes plateformes virtuelles comme les réseaux sociaux ou les chaînes vidéo. En revanche, s'il s'agit d'un événement hybride, il faudra se rendre sur place pour mettre en place un streaming à deux ou trois caméras selon le besoin, et le diffuser en direct sur Internet.

Le besoin d'être présent, même à distance

Cérémonies de remise de prix, congrès, conférences, remises de diplômes, présentations de livres, etc., le streaming s'adapte à tous les formats. Le développement de logiciels permet d'intégrer plusieurs options pendant la transmission, de reproduire des commentaires et d'interagir de différentes manières. Le fait que le public ait le sentiment de participer à ce qui se passe, même à distance, contribue à briser la barrière de l'ordinateur et à combler justement cette distance, ce qui est grandement positif.

Si les gens ont le sentiment de faire partie de votre événement distanciel, il est plus que probable qu'ils s'inscriront au prochain événement présentiel. 

Expériences personnalisées grâce à l'intelligence artificielle

L'intelligence artificielle permet de classifier facilement votre public ou les participants de votre événement par intérêts et styles de vie. Utilisez cette technologie pour personnaliser l'expérience autant que possible. Vous pouvez créer des avatars de profil pour assister à l'événement, faire traduire l'événement en plusieurs langues selon l'origine des participants, ou créer une newsletter personnalisée avec toutes les informations pertinentes.

De plus, la transformation numérique des événements permet d’accélérer leur organisation, de sorte que vous disposerez de plus de temps pour le marketing et la promotion.

La sécurité dans l'organisation d'événements

La sécurité des événements présentiels est le principal objectif des entreprises organisatrices. Des règles simples et efficaces contre la contagion transmettront une image positive de votre événement et feront parler de vous. Vous serez peut-être même sollicité pour en organiser un autre. Lorsqu’il s’agit de sécurité, il ne faut pas lésiner sur les ressources.

Certaines mesures comme la ventilation de l'espace ou la disposition des sièges avec des distances de sécurité sont logistiquement évidentes, tandis que d'autres solutions peuvent nécessiter un appui technologique. Il existe en effet une grande variété de technologies permettant d'éviter les contacts lors d'événements. Sans oublier que pour les réunions en face à face, l'utilisation de masques et de gel hydroalcoolique pour les participants est un must

Maintenant que vous connaissez les tendances et les solutions de transformation numérique des événements en 2022, il ne vous reste plus qu'à mettre en place votre stratégie et à commencer à organiser cette réunion tant attendue. Pour ce faire, vous pouvez compter sur le soutien d'entreprises professionnelles qui vous aideront à concevoir toutes sortes d'articles personnalisés pour développer votre événement dans les meilleures conditions.